DIGITAL ONBOARDING – TIPS FRÅN PROFFSET
I mitten av maj lyssnade vi på en streamad föreläsning på temat digital onboarding. Föreläsare var Paulin Larsen Berglöf, VD och partner på Whippy.
Paulin har under dryga 15 år arbetet som managementkonsult med fokus på organisations- och ledarutveckling. Hon startade Whippy eftersom hon såg en potential att göra onboardingen än mer effektiv, upplevelsebaserad, innehållsrik och anpassad efter kunders behov och förutsättningar.
Onboarding är en viktig insats i din rekrytering och digital onboarding kan vara utmanande. Här nedan får du en sammanfattning av föreläsningen samt några kompletterande och fördjupande frågor som vi efter föreläsningen har diskuterat med Paulin.
MEDARBETARCYKELN
Medarbetarcykeln består av fem moment:
- Attraction
- Recruitment
- Onboarding
- Development
- Separation
Tidigare har man fokuserat mycket på momentet att attrahera talanger, men de senaste åren har fokus även förflyttas till att handla om hela medarbetarcykeln.
Det är lätt att tappa fart när rekryteringsmomentet är klart men då gäller det som sagt att hålla i. Statiskt visar att 1 av 5 lämnar sin nya arbetsplats inom 45 dagar. Varför blir det så? Det är framför allt tre områden som i statistiken sticker ut:
- förväntan stämmer inte överens med verkligheten
- brister i ledarskapet
- avsaknad av framtidstro och en även den individuella utvecklingsplanen
PREBOARDING, ONBOARDING OCH POSTBOARDING
Det är inte enkom onboardingen som gör skillnad, även preboarding och postboarding – alltså hela processen, från det att ni väljer varandra tills ni skiljs åt.
Intressant är att själva onboardingen har en avgörande roll när man lämnar sin anställning. Om den första tiden på arbetsplatsen var bra, så är det totala intrycket oftast bra, vilket stärker arbetsgivarvarumärket. Du har aldrig en andra chans att göra ett bra första intryck.
Det är förvånansvärt få som är nöjda med sin onboarding – endast 12%!
I genomsnitt tar det ca 12 månader innan man är ”up to speed” i sin nya organisation och tjänst. Därför bör onboardingprocessen pågå under lång tid, som minst tre månader men gärna sex eller till och med nio.
FÖRVÄNTAN, LEDARSKAP OCH UTVECKLING
Vi återgår till de tre områden som är viktiga och där medarbetaren tycker att det brister – förväntan, ledarskapet och utvecklingsmöjligheterna. Här följer några tips och tankar inom respektive moment.
Förväntan
Var transparent i beskrivningen av rollen, arbetsplatsen och organisationen. Det är lätt att lyfta fram allt som är fantastiskt men ta även upp det som fungerar mindre bra samt vad och hur ni gör för att förbättra och utveckla.
Förväntan gäller även vilka krav du har på medarbetaren och hur tydliga dessa är. Hjälp till att avgränsa och att sätta mål. Var även lyhörd för medarbetarens förväntningar på dig som ledare och på organisationen i stort.
Skapa utrymme för frågor och diskussioner. Ge möjlighet för reflektion. Vad kommer medarbetaren in med för bild och förväntan?
Ledarskap
Det är ganska enkelt, desto mer ledaren puttar in i onboardingen desto nöjdare medarbetare. Onboarding är en chefsprocess där du som närmsta ledare har en avgörande betydelse. Bygg relation, ge coachning och feedback.
Att ha en mentor spelar en stor roll, och speciellt nu när vi mest ses digitalt. Till mentorn kan man ställa frågorna man inte vill adressera till ledaren, det är en bra kontaktyta utöver chefen. Tipset är att välja en mentor som gillar uppgiften.
Avsätt tid för dialog, hellre fler och korta samtal istället för långa och färre.
Ta varje chans att introducera medarbetaren för nya kontaktytor i organisationen, hos leverantörer och kunder.
Utveckling
Utvecklingsplanen är en central del i medarbetarupplevelsen och viljan att stanna kvar i företaget:
”Vilken är min framtid här?” ”Hur länge kan jag växa med bolaget?”
Diskutera de universella drivkrafterna som påverkan, feedback, information och delaktighet. Men även de individuella, använd exempelvis de tester och självskattningar som gjordes vid rekryteringen.
Och
Sammanfattningsvis handlar onboardingen om att skapa förutsättningar för engagemang vilket är ett avgörande moment för att skapa långsiktighet, tillväxt, prestation, trivsel, låg sjukfrånvaro, innovation och lojalitet. Det är en långsiktig investering i din rekrytering.
TIPS FRÅN PAULIN
Paulin, du har hjälpt många företag med att implementera onboardingprocesser – utifrån din erfarenhet, vart går man vanligtvis snett?
I många fall har bolag flera bra komponenter till en onboardingprocess och mycket bra saker görs men processen eller resan är inte alltid uppritad d v s när görs vad och varför. Det gör att man får börja om varje gång en ny kollega ska onboardas. Checklistan finns på ett ställe medan en mall, en kurs och ett intranät på ett annat som inte är kopplat till varandra. Det är tidskrävande att hämta informationen på olika ställen och medför dessutom en risk, nämligen att moment glöms bort.
Att processen är analog adderar också på tid.
En annan effekt är att det hänger på närmsta chef; vilken erfarenhet, kunskap och tid just den chefen har. Då blir onboardingen olik från gång till annan och inte bara för den nya kollegan, utan även för cheferna som inte får samma förutsättningar att lyckas.
Det är lätt att man inledningsvis vill ha med mycket material i onboardingen, vilket gör den tung och övermäktig, vilket i sin tur gör att upplevelsen, smidigheten och det värde man vill tillföra går förlorad.
Sedan måste det såklart finnas ett engagemang, ägarskap och en intern förankring av onboardingprocessen i bolaget. Ser inte cheferna att det är viktigt och inte följer processen så faller det.
När rekryteringen är klar och det är dags för den nya kollegan att börja i sin nya roll och nya arbetsplats, vad är då det absolut viktigaste för mig som ledare att tänka på?
Dialogen, förväntansbilden och att så snart som möjligt bygga upp en hållbar relation mellan chef och medarbetare är oerhört viktigt. Trots det, vet vi att många fokuserar på de praktiska delarna första dagarna – som arbetsverktyg och blomma på skrivbordet. Dessa är såklart också viktiga i ett första skede, men kommer inte att ”vägas” upp av ett exempelvis frånvarande ledarskap eller att förväntansbilden inte stämmer överens med den verklighet som medarbetaren möter första tiden på jobbet. På Whippy trycker vi återkommande på ledarskapet, förväntansbilden och utvecklingsplanen i onboardingen.
Är processen satt så har man redan tagit höjd för vad som bör ske när och hur, då kan man luta sig tillbaka, följa och genomföra de aktiviteter som krävs av mig som ledare.
Har man ingen process att luta sig mot så ser jag att det som ledare är viktigt att tänka igenom första tiden, rigga teamet och organisationen, avsätta tid och skapa ett schema för den nya kollegans första tid. Med att avsätta tid menar jag att skapa flera korta stunder för avstämningar och uppföljningar. Att som ledare skapa en bra dialog med den nya kollegan där ni tillsammans sätter strukturen för första tiden, sätta mål och uppgifter. Att primärt lägga tid på att förstå vad den nya kollegan kommer in med för förväntan, frågor och erfarenheter och vad du själv som ledare sitter på för bild och förmedla den.
Och nu när vi till största delen arbetar på distans och digitalt, hur gör jag då? Att introducera i arbetsuppgifter och system känns som det enklare momentet, mer utmanande är att få personen att bli en del av teamet och lära att faktiskt lära känna varandra och företaget vilket för många är en väldigt avgörande del för huruvida man trivs eller ej.
Prioritera många och korta avstämningar mellan chef och ny medarbetare framför längre avstämningar mer sällan. Första veckan kanske så mycket som 10-15 min varje morgon och eftermiddag medan detta såklart successivt kan minskas. Var lyhörd som chef, snappa upp signaler, var transparent och investera i relationen.
Många team genomför kortare t ex måndags- och fredagsavstämningar med hela teamet vilket jag har förstått varit lyckat. Extra viktigt för teammöten är att sprida ansvarsuppgifter så att det blir hög delaktighet och ägarskap i mötet.
En buddy blir än viktigare när vi inte rent fysiskt är på plats. En ”go to person” som den nya kollegan kan bolla med, ta saker med som man kanske inte direkt behöver eller vill ta med chefen, tips på inläsning eller kanske få hjälp med att få struktur på dagen. Se gärna till att flera från teamet och andra viktiga samarbetspartners från organisationen förs samman med den nya kollegan.
Finns det möjlighet att ta ”walk and talks” nu när det börjar bli varmare ute så är jag övertygad om att det också bygger relation och tillför ett annat värde. Vi kan göra mycket bra digitalt men det finns fortfarande ett värde av att ses fysiskt.
Statistik visar att endast 12% är nöjda med sin onboarding, vad är din teori kring varför siffran är så låg?
En anledning kan vara att vi ofta fokuserar på det praktiska första tiden; blomma på bordet, dator på plats, nycklar och parkeringskort. Men den viktigare frågan handlar om att bygga relationen och förstå förväntansbilden.
Jag tror att vi kan bli bättre på att arbeta mer systematiskt med onboarding och mindre ad hoc, att ha blicken inställd förbi den första dagen, veckan och månaden. Det tar ett tag att bli redo.
Genomtänkta inslag av vad som bör ske vid olika tidpunkter. När information, uppföljningar eller ett lärandemoment bör spelas in i processen, när just den pusselbiten behövs och vilket värde den då tillför. Om man inte satt en struktur och process för onboardingen riskerar man att den blir nedprioriterad när annat kommer emellan. Och ofta kommer ju annat emellan…
Om du tittar i framtidskikaren, vad tror du om arbetsmarknaden generellt och om onboardingfrågan specifikt?
Det är en komplex fråga som har många dimensioner. Men en sak som jag tror är här för att stanna är att vi som arbetstagare ställer mycket högre krav på arbetsgivare och arbetsplats än tidigare och att förväntningarna har höjts. Vi vill uppleva tillhörighet, känna med bolagets kultur, värderingar, ledarskapet och se att vi kan utvecklas med vår arbetsgivare. Med det sagt så kommer onboardingen fortsatt spela en central roll för om jag stannar och hur jag presterar.
Min känsla är att när ”krisen” lättar något, kommer många bolag vara mer försiktiga med rekryteringar. När vi väl då rekryterar kommer vi bli än mer måna om att det ska bli bra och då krävs det mer av just en onboarding. Om möjligheten finns tror jag man gör klokt i att reflektera över vad som sker just nu, vad vi kan vi lära av detta, vad ska vi ska fortsätta med framåt och vad vi behöver se över för att vara ännu bättre rustade.
Vad vill du skicka med alla som nu står inför en onboarding där det fysiska mötet är minimalt?
Börja med att sätta planen och strukturen. Fundera på vad du vill att den nya kollegan ska känna, tycka och veta under den första tiden. Gör utrymme i kalendern med korta möten och ofta. Bygg relation och var lite kreativ så att mötena inte bara blir en översättning från fysiskt till digitalt. Vad kan du göra annorlunda för att ta de digitala möten en nivå högre? Lyssna in den nya kollegan, hen kan mycket möjligt ha tankar, idéer och erfarenheter om hur första tiden skulle kunna gå till.
Dessutom tror jag att många företag i onboardingen fastnar i att ”överföra” så mycket information som möjligt till den nya medarbetaren istället för att ”tanka” den på input. Det finns ju en anledning till varför man anställt honom eller henne; för erfarenheter eller ett ”outside perspective”. Vanligtvis kanske detta är sånt som fångas upp i mer informella möten eller på exempelvis luncher. När dessa informella träffas är färre, säkra att du som chef lägger in tid för att fånga upp nya idéer och perspektiv som kan vara värdefulla för organisationen och som också lyfter den nya medarbetaren.
När vi återgår till ett mer normalt läge så kommer det troligen gå snabbt. Var förberedd och ha en plan för vilka resursbehov du kan tänkas ha, det är bra att redan nu starta upp samarbetet med lämpliga leverantörer så att det är bara är att trycka på knappen.
