DET FUNGERAR UTMÄRKT ATT GÖRA DIN ONBOARDING DIGITALT

Efter ett år av digitala äventyr har vi alla lärt oss massor. I den här artikeln tar vi upp framgångsfaktorerna i din digitala onboarding, nyckeln till att lyckas välkomna och integrera en ny kollega remote.

I samtal med konsulter och kandidater får vi höra om fantastiska processer för att få nya medarbetare inkluderade i teamet, verksamheten och arbetsuppgifterna. Och några samtal handlar om motsatsen, där det blir väldigt fel.

En del kandidater är tveksamma till att byta jobb då man är oroad över möjligheterna att komma in i verksamheten och gemenskapen när man är på distans och i princip enbart digitalt. Och från andra sidan är en del tveksamma till att ta in nya medarbetare då men är osäker på hur man gör en bra onboarding.

I ett färskt examensarbete från Stockholms universitet kan vi se att många företag inte har anpassat befintlig onboardingprocess till det digitala rummet. Däremot har vissa steg automatiskt blivit mer omfattande när det fysiska mötet inte varit möjligt. Man kan även utläsa att majoriteten av respondenterna är överens om att mer frekvent kommunikation och återkoppling behövs när onboardingen är digital.

En av många saker vi lärt oss under året är att digital onboarding funkar, det går utmärkt att vara ny på jobbet utan att ses fysiskt. Och det går utmärkt att få en ny medarbetare att bli en i gruppen och leverera i sina arbetsuppgifter, både på kort och lång sikt.

PREBOARDING, ONBARDING, POSTBOARDING OCH OFFBOARDING

När rekryteringsprocessen är avklarad är det lätt att känna sig nöjd och pusta ut. Men då är det dags att starta upp nästa process:

• Preboarding
• Onboarding
• Postboarding
• Offboarding

Dessa moment med aktiviteter startar från det att ni väljer varandra, tills ni skiljs åt. I den här artikeln fokuserar vi på preboarding och framförallt på onboarding. Processen syftar till att personen ska bli självgående och produktiv i sina arbetsuppgifter samt integrera personen i organisationen, värderingar samt bli en del av teamet socialt.

För att man som nyanställd snabbt ska komma in i organisationen och företagskulturen brukar de informella samtalen vid kaffemaskinen och småprat här och där göra stor skillnad. Nu när den fysiska miljön byts mot en digital ställs högre krav på struktur, tillgänglighet och ledarskap.

Undersökningar visar att endast 12 % är nöjda med sin onboarding. Och det var innan pandemin! Dessutom lämnar 1 av 5 sin nya arbetsplats inom 45 dagar. Negativt för din rekryteringsinvestering, ditt varumärke och framtida rekryteringar.

Klicka här för att läsa mer – Digital onboarding, tips från proffset.

PREBOARDING

Preboarding är fasen innan din nya medarbetare börjar på arbetsplatsen. Vanligen är nyfikenheten på topp veckorna innan det nya jobbet drar igång, så ta tillfället i akt och sätt tonen för er framtida resa tillsammans. Tänk utifrån din nya medarbetares perspektiv, vad kan personen behöva och vilja för att känna sig till tänderna laddad. Kanske handlar det om inläsningsmaterial, praktisk information, tillgång till dator och telefon, en kontaktperson, en walk-and-talk med någon i teamet osv. Syftet med det du gör är att skapa engagemang, både hos din nyanställda men även hos befintliga medarbetare i teamet.

ONBOARDING

Om vi utgår ifrån att onboardingprocessen är identifierad och fungerande och adderar på momentet att den ska ske digitalt, vad är då viktigt att tänka igenom och vilka aktiviteter kan du som ledare göra. Nedan kommer en lista på tips och aktiviteter som är byggd utifrån våra egna erfarenheter och vad vi har fått till oss i samtal med kunder, kandidater och konsulter.

KONKRETA TIPS

• Skäm bort din nya medarbetare, skicka exempelvis hem ett kit med brandad mugg, block, penna tillsammans med lite kaffe, the och en chokladbit.
• Informera mera. En traditionell onboardingprocess som är uppbyggd kring fysiska möten innehåller mycket information. Nu behöver du fylla på med ännu mera information. Fördela över tid för att undvika korvstoppning.
• Dela en lista med kontaktpersoner och deras kontaktuppgifter samt en beskrivning på vad var och en gör.
• Gör ett schema eller ”to do” för den första tiden så att din nya medarbetare slipper undra och hamna i vakuum och ensamhet.
• Gör även en checklista med mål för den första tiden.
• Boka upp online-möten där din nya medarbetare träffar en teammedlem åt gången. Ger en möjlighet att lära känna det nya teamet och förstå mer vad varje ny kollega gör.
• En digital check-in och check-out varje dag där du och din nya kollega stämmer av frågor, tankar, dagen osv. Var tydlig med hur du är tillgänglig utöver check-in och out.
• En fadder är ett mycket starkt kort, en person som man kan vända sig till med alla frågor som man kanske inte vill ställa till sin chef. Tipset är att undvika att utse en fadder utan låta den i teamet som känner engagemang i frågan ta rollen.
• Skapa tillfällen för informella träffar som walk-and-talk, funkar både fysiskt och digitalt, quiz, morgonfika, digital lunch, gemensam bakning eller matlagning osv.
• Ge tydliga riktlinjer kring vilka digitala verktyg ni använder och vad ni har för ramar vid digitala möten. En god idé är att bestämma att alla har kamera och mikrofon påslagen, detta för att ökad delaktighet men även för att din nya medarbetare lättare ska kunna se och hänga med.
• Använd skärmdelning vid genomgång av system och verktyg.
• Var tydlig med vad du förväntar dig av den nyanställde, undvik ”läs mellan raderna” – det är svårt att läsa av när man ses fysiskt och ännu svårare digitalt.
• Kanske har din nya kollega värdefull input från tidigare arbetsplats som fyller en funktion i er verksamhet. Härligt att ibland vända på steken och låta den nya medarbetaren bli sändare istället för mottagare. En person som kommer med nya glasögon är en fantastisk källa till utifrånperspektiv och utveckling framåt.
• I en större organisation kan man ha digitala introdagar där alla nyanställda är med. VD och olika verksamhetschefer får en möjlighet att presentera sig och sitt respektive område. Avslutas förslagsvis med en gemensam, hembudad, lunch.
• Berätta vad det är för skillnad i dagens arbetssätt och i hur ni vanligen arbetar. Om det finns områden där ni inte hittat rätt lösning eller som skaver. Kanske har din nya kollega erfarenheter eller tankar som ni har nytta av och kan applicera.

NÅGRA ERFARENHETER

”I teorin är det inte så svårt, men i praktiken när onboardingen konkurrerar med andra frågor blir det genast lite krångligare… Att ha en tydlig process, med tydliga aktiviteter som är tidssatta tror jag är en framgångsfaktor. Det blir svårare att gena. Likaså är det lätt att tänka att den nya personen är introducerad i samband med att man bokat in träffar med berörda medarbetare. Feedback är ju oerhört viktigt löpande men särskilt i början innan man hittat vad som faktiskt är varandras förväntningar. Min lärdom är att de gånger det gått som bäst är när jag lagt ned mycket tid och personligt engagemang i onboardingen! De gånger när jag låtit ”akuta frågor” prioriteras i stället så har resultatet blivit därefter. Man måste hela tiden tänka att chefens viktigaste uppgift är att skapa förutsättningar för sina medarbetare att lyckas!”

”Jag har själv blivit onboardad digitalt men även onboardat andra digitalt. Det har gått enkelt, tydliga instruktioner och checklistor är  nyckeln.”

SIST MEN INTE MINST

Lura på hur du kan skapa en känsla av närvaro utan att ni ses. Låt onboardingen få ta tid, både varje dag men även på sikt. Det är en stor fördel om du låter processen fortsätta i olika former under minst sex månader.

Utvärdera och undra. Låt din nya medarbetare vara delaktig och ha en stor påverkan i onboardingprocessen – det skapar värdefullt engagemang och sätter ribban för en inlyssnande och lyhörd kultur.

Våga visa egna brister och utvecklingsområden. Var ärlig och transparent, detta är inte enkelt men tänk på att det är ingen som kräver 100% perfektion.