DRÖMKANDIDATEN HAR TACKAT JA – DAGS FÖR ONBOARDING

Drömkandidaten har tackat ja till drömjobbet. Och det är nu resan börjar!

En del kandidater kan börja dagen efter att ni har skrivit avtal och andra har tre månaders uppsägningstid. Oavsett vilket så är det viktigt att ni har en plan, ofta kallad onboarding, och avsätter tid för att kandidaten ska få bästa möjliga start. Det skapar engagemang och bidrar till att den nyanställde snabbare kommer in i verksamheten och blir produktiv. Och i förlängningen säkrar du att din nya kollega stannar i sin anställning och din investering blir långsiktig.

Innan dagen D, innan din nya kollega och medarbetare börjar sin anställning

• Se till att det grundläggande är klart – skrivbord, stol, dator, telefon, lösenord, nycklar, passerkort, blomma och annat som behövs för att din nya kollega ska känna sig välkommen och snabbt komma igång.
• Informera internt att det kommer en ny kollega, vem det är och vilken roll ska personen fylla.
• Gör en plan, ett introduktionsprogram, kring vad som ske de första dagarna.
• Fundera över om en fadder är en god idé, en i gruppen som får ett speciellt ansvar att ta hand om er nya kollega.
• Boka upp samtal eller lunch med var och en av medarbetarens närmsta kollegor.
• Boka in relevanta möten med viktiga kontaktytor.
• Bestäm tid när den anställda ska komma in första dagen och vem den ska fråga efter.

Dagen D

• Ta emot och hälsa din nya kollega välkommen.
• Gå igenom introduktionsprogrammet och kom överens om första veckans arbetstider.
• Presentera personen för de närmsta kollegorna.
• Visa runt i lokalerna och berätta om det praktiska såsom lunchrum, skrivare, it-support, kaffemaskin, toaletter, passerkort och annat som är relevant.
• Hjälp din nya kollega igång med mejl och andra system.
• En gemensam lunch första dagen brukar uppskattas!

Första veckan

• Introducera personen för viktiga kontaktytor i företaget och se till att ha bokat upp möten med relevanta kollegor/kontakter (om inte det redan är gjort). Hjälp till att bygga upp nätverket så att personen snabbare kan komma in i arbetsuppgifterna.
• Var finns intern-information som semesterdagar, förmåner, friskvårdsbidrag samt riktlinjer kring exempelvis hållbarhet och jämställdhet.
• Berätta hur företaget hanterar uttalanden i press och om man får dela arbetsrelaterade händelser i sociala medier.
• Gå igenom företagets och avdelningens mål samt viktiga prioriteringar och projekt. Kanske finns det något pågående projekt där din nya kollega utifrån dennes bakgrund och erfarenhet kan vara med och bidra.
• Var tydlig med vilka förväntningar du har på kandidaten den första tiden. Och ta reda på vilka förväntningar medarbetaren själv har.

Den första och de kommande månaderna

• • Fortsätt introducera medarbetaren i företaget och arbetsuppgifterna.
  • Kom överens om förväntningar och mål, både på kort och lång sikt.
  • Stäm av kontinuerligt hur det går och hur det känns.
  • Tänk på att korta avstämningar med hög frekvens oftast är bättre än långa och sällan.

Är du den nya medarbetaren? Några tankar till dig.

• Det är naturligt att vara nervös men försöka att vara dig själv. Det kan vara mycket information i början, lyssna in och bearbeta i efterhand – det finns ingen som begär att du ska komma ihåg och kunna allt från början.
• Bygg kontaktnätet från dag 1. Var nyfiken och intresserad. Kanske du ska ha ett mål att utöka nätverket med en ny kollega varje dag (naturligtvis beroende på hur stor arbetsplatsen är).
• Känn in kulturen och jargongen i teamet och generellt på arbetsplatsen. Vad skämtar man om? Vad kan man kritisera och hur?
• Vårt tips till din chef är att ha täta avstämningar. Om det inte sker så kan du ta initiativet och boka korta och kontinuerliga avstämningar. Stäm av så att du gör rätt saker och presterar enligt förväntan.
• Tänk elefanten (de stora öronen), lyssna mer än du själv pratar.
• Våga fråga! Återigen, som nyanställd förväntas du inte veta allt. Att fråga visar på både engagemang och nyfikenhet.

Precis som i rekryteringsprocessen där det är två som ska välja så är det samma här, det är alltid två (eller flera) som gör att nyanställningen blir till den bästa.

Nyligen fanns ett inlägg på Linkedin där den nyanställde medarbetaren reflekterade över sin första tid på nya arbetsplatsen. Personen i fråga fick inte ny dator, ingen blomma, ingen tårta eller visitkort. Det han i stället fick var personligt bemötande. Alla hälsade välkommen och visste vem han var, positiva och personliga kommentarer som gör att man känner sig sedd, inkluderande och betydelsefull. Viktigare med vilka signaler man sänder än vilka prylar man köper in.