GÅR DET ATT GÖRA HELA ONBOARDINGEN DIGITALT?

Frågan om digital onboardning är högaktuell, går det ens att göra hela onboardingen digitalt? För en del företag kanske det var ett naturligt sätt att jobba även innan viruset slog till med full kraft. Man kanske har en geografiskt utspridd organisation, i Sverige eller globalt, och därmed har stor vana av att sitta långt ifrån sina kollegor vilket såklart innebär ett mer digitaliserat arbetssätt. För andra är det säkert en stor omställning som kräver helt nya tankebanor och arbetsprocesser.

Introduktionsprocessen är otroligt viktig och den har stor påverkan på din nya medarbetares trivsel, känsla för bolaget och för det kort- och långsiktiga engagemanget.

Vi har här valt att belysa några olika områden och även dela de konkreta tips och lärdomar som vi har stött på, både hos oss själva samt från våra kunder, kandidater och konsulter.

BANK AV ERFARENHETER

Vi tar gärna del av dina erfarenheter, både framgångssagan och även det tillfälle då det inte helt gick enligt plan.

Klicka på knappen ”DELA MIN ERFARENHET” för att delge dina tips och erfarenheter. Vi låter den här sidan leva och fyller på med de tips som kommer in.

PREBOARDING OCH ONBOARDING

Onboarding kallas processen för att integrera din nya medarbetare i organisationen, det handlar om att ge din nyanställda kollega verktyg, resurser och kunskap för att snabbt kunna bli produktiv och framgångsrik i sin nya roll. Den är som sagt viktig för engagemanget och för att den hjälper dig att säkerställa att din rekryteringsinvestering blir hållbar och långsiktig.

PREBOARDING

Preboarding, som är onboarding innan första arbetsdagen, är minst lika viktig. Varför vänta med information till den dag man faktiskt börjar? Det handlar om att informera, engagera och förbereda den nyanställda men också organisationen inför den nya medarbetarens första arbetsdag. Att ha en kontinuerlig dialog från signat anställningsavtal är viktigt då det peppar och engagerar din nya medarbetare och ger en bra förberedelse på vad som komma skall. Ge personen en möjlighet att läsa in sig på din organisation och företagets värderingar och mål– helt enkelt att få en inblick sin nya arbetsplats.

ONBOARDING PÅ DISTANS OCH DIGITALT

Vi bygger nu vidare på tidigare inlägg om onboarding och med hänsyn till behovet att göra processen på distans och till största delen digitalt.

Klicka här för att läsa inlägget om onboarding.

• Säkerställ att din nya kollega inte känner sig ensam. Schemalägg exempelvis personliga introduktionsmöten med respektive kollega i teamet.
• Boka digitala fikastunder och avstämningar, både i gruppen som helhet men också enskilt med din nya medarbetare. Och gör detta med hög kontinuitet, speciellt i början av anställningen.
• Att utse en mentor är en god idé. Mentorns uppgift blir nu både att stämma av och hjälpa till men även att ses över en digital lunch eller något annat informellt initiativ.
• Fundera på om det finns sätt där ni kan ses. Vi har sett exempel på ”walk and talk” där man tar en promenad tillsammans och då med avstånd. Följ rekommendationer och var lyhörd för individen.

TILLGÄNGLIGHET OCH KOMMUNIKATION

• När vi arbetar på distans så behövs en ytterligare nivå på ledarskap och tydlighet, något som om möjligt är än mer viktigt när det gäller att välkomna en ny kollega.
• Det är inte ovanligt att en nyanställd är rädd för att göra fel. Var extra tydlig med ramar och förväntningar, det som man normalt känner in på kontoret och hör vid kaffemaskinen eller lunchbordet händer inte. Du måste alltså vara extremt tydlig och även leverera det som annars sägs mellan raderna.  Det kan handla om arbetsuppgifter, arbetstider, tillgänglighet och prioriteringar.
• Berätta hur du som chef är tillgänglig och vilka andra supportfunktioner som finns och hur man når dessa samt eventuella öppettider. Och även kontaktvägar till kollegor och andra relevanta personer.
• Specificera vilka kommunikationsvägar ni använder på företaget och i teamet. Har ni ett intranät, mejl, chatt, videosystem, sociala kanaler osv. Vad används respektive kanal till och vad är ok för var och en att göra.
• Gör så mycket av möjligt av systemrelaterad introduktion genom skärmdelning.
• Berätta vad det är för skillnad i dagens arbetssätt och i hur ni vanligen arbetar. Och om det finns områden där ni inte hittat rätt i lösningar eller som skaver. Kanske har din nya kollega erfarenheter eller tankar som ni har nytta av. Våga visa egna ”brister” och utvecklingsområden. Var ärlig och transparent, detta är inte enkelt och det är ingen som kräver 100% perfektion – detta är en helt ny situation för flera av oss.
• Be om feedback och var lyhörd kring vad din nya medarbetare uttrycker. En person som kommer med nya glasögon är en fantastisk källa till utifrånperspektiv och utveckling framåt.

HUR FUNGERAR DIGITAL ONBOARDING I PRAKTIKEN – BÅDE FRAMGÅNGSSAGOR OCH DE ANDRA

Låt oss hjälpa varandra, kom in med dina tips och tankar. Både de framgångsrika och de som verkade bra i teorin men som gick snett i praktiken. Och det spelar ingen roll om du ser det utifrån glasögonen som arbetsgivare, kandidat eller konsult.

Här samlar vi våra gemensamma erfarenheter. Tack till alla som bidrar!

”Det var inga problem att komma igång på det nya jobbet och med de nya systemen. Det som kändes mest märkligt var att jag slutade det gamla jobbet med att sitta hemma vid mitt skrivbord och jag börjar nya jobbet vid samma skrivbord. Det blev helt enkelt till att ta på sig de nya företagsglasögonen:)”

”Allting flöt på bra. Enda utmaningen är att lära känna mina nya kollegor. Jag är en social typ så det är kanske därför det här området blir extra jobbigt för mig.”

”Själva introduktionen fungerade bra, det går ju bra med digitala möten via teams. Att kunna dela skärmar sinsemellan underlättar ju om man ska gå igenom någon rapport, visa systemet etc.”

”Tack för tips. Vi försöker blanda in sociala digitala sammankomster varvat med mer arbetsrelaterade möten och utbildning. Tror det är viktigt att lära känna kollegor även till person och inte bara som arbetskollega. Sådant som annars sker vid kaffeautomaten eller på en AW, och som beskrivs i inlägget.”

”I teorin är det inte så svårt, men i praktiken när onboardingen konkurrerar med andra frågor blir det genast lite krångligare… Att ha en tydlig process, med tydliga aktiviteter som är tidssatta tror jag är en framgångsfaktor. Det blir svårare att gena. Likaså är det lätt att tänka att den nya personen är introducerad i samband med att man bokat in träffar med berörda medarbetare. Feedback är ju oerhört viktigt löpande men särskilt i början innan man hittat vad som faktiskt är varandras förväntningar. Min lärdom är att de gånger det gått som bäst är när jag lagt ned mycket tid och personligt engagemang i onboardingen! De gånger när jag låtit ”akuta frågor” prioriteras i stället så har resultatet blivit därefter. Man måste hela tiden tänka att chefens viktigaste uppgift är att skapa förutsättningar för sina medarbetare att lyckas!”

”Struktur i form av ett konkret schema är bra. Likaså väldigt täta kontakter. Båda dessa områden är viktiga för onboarding rent generellt men extra viktiga nu när vi gör det mesta digitalt.”

”Grundpelaren för mig har alltid varit att bygga relation och att kommunicera, stämma av och uppmärksamma ofta och spontant vilket funkar bättre än inbokade möten och rutinprocesser – en mycket bra mötesform är promenadmöten.”

”Jag har själv blivit onboardad digitalt men även onboardat andra digitalt. Det har gått enkelt, tydliga instruktioner och checklistor är  nyckeln.”

”Det var lite märkligt att ena dagen skicka iväg datorn med DHL till min gamla arbetsplats för att nästa dag få en ny i leverans, från min nya arbetsplats, och då var det bara att börja jobba med ny bolagshatt på.”

”Måste vara en chef som faktiskt kanske är mer på, att man har regelbundna och ofta förekommande avstämningssamtal.

När man är ny så vandrar man runt och då stöter man på personer som man hälsar på, detta sker ju inte digitalt så där är det viktigt att chefen ger av sitt kontaktnät och att man går igenom organisationsscheman och faktiskt får till stånd möten med stakeholders. Detta hade kanske skett naturligt, men nu måste det planeras in och där behövs en hjälp.”